Tietosuojaseloste

Päivitetty: 14.7.2026

Rekisterinpitäjä

Rytkösten sukuseura ry. Kotipaikka: Iisalmi Y-tunnus: 2081792-3 Postiosoite: Tyrmynniementie 71, 74595 Runni Sähköposti: info@rytkoset.net

Tietosuoja-asioissa yhteydenotot: info@rytkoset.net.

Tämä tietosuojaseloste koskee Rytkösten sukuseuran verkkosivustoa. Sukututkimusrekisterin tiedot, käyttötarkoitukset, tietolähteet ja rekisteröidyn oikeudet kuvataan erillisessä rekisteriselosteessa: /sukuseura/rekisteriseloste/.

Käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittely perustuu käyttötarkoituksesta riippuen seuraaviin oikeusperusteisiin:

• Käyttäjätilit: käyttäjän pyytämän palvelun toteuttaminen ja yhdistyksen oikeutettu etu ylläpitää sivuston jäsen- ja käyttäjätoimintoja.
• Jäsenyyden hoitaminen ja jäsenetujen käyttöönotto: yhdistyksen jäsenyyssuhteen hoitaminen. Yhdistys voi käsitellä jäsenrekisterissä olevan jäsenen sähköpostiosoitetta jäsenyyden kytkemiseksi käyttäjätiliin ja sivuston jäsenetujen käyttöönottamiseksi. Käsittely ei perustu markkinointisuostumukseen, eikä osoitetta käytetä uutiskirjeeseen tai markkinointiin.
• Tapahtumailmoittautumiset: käyttäjän suostumus sekä yhdistyksen oikeutettu etu järjestää tapahtumia ja hoitaa niihin liittyvää viestintää.
• Verkkokaupan tilaukset ja maksut: sopimuksen täytäntöönpano sekä lakisääteiset kirjanpito- ja raportointivelvoitteet.
• Uutiskirje: käyttäjän suostumus.
• Sähköpostiyhteydenotot: yhdistyksen oikeutettu etu käsitellä ja vastata yhteydenottoihin.

Mitä henkilötietoja keräämme ja miksi

Käyttäjätilit

Kun rekisteröidyt sivustolle, tallennamme nimesi ja sähköpostiosoitteesi sekä mahdolliset profiilitiedot, jotka itse annat. Tietoja käytetään käyttäjätilin ylläpitoon, kirjautumiseen ja jäsenviestintään.

Jos olet yhdistyksen jäsen, ylläpito voi jäsenrekisterin perusteella kytkeä jäsenyytesi käyttäjätiliisi, jotta saat sivuston jäsenedut käyttöösi. Jos sähköpostiosoitteellasi ei vielä ole käyttäjätiliä, osoitteeseen voidaan lähettää kertaluonteinen viesti, jossa kerrotaan tietojen olevan peräisin yhdistyksen jäsenrekisteristä ja ohjataan luomaan tili samalla osoitteella. Jäsenyyden kytkentää odottavat tiedot (sähköpostiosoite ja jäsenyyden tyyppi- ja voimassaolotiedot) säilytetään vain kytkentää varten, ja niiden poistoa voi pyytää rekisterinpitäjältä. Käsittelystä pidetään ylläpidon lokia (osoite, lopputulos, käsittelijä, aika).

Tapahtumailmoittautumiset

Kun ilmoittaudut tapahtumaan, tallennamme:

• nimesi
• sähköpostiosoitteesi
• ruokarajoitteet (jos annat)
• vapaamuotoiset lisätiedot (jos annat)
• ilmoittautumisajan ja antamasi tietosuojasuostumuksen aikaleiman

Nimi ja sähköpostiosoite ovat pakollisia tapahtumailmoittautumisen käsittelyä varten. Ilman niitä ilmoittautumista ei voida vastaanottaa. Ruokarajoitteet ja lisätiedot ovat vapaaehtoisia.

Tietoja käytetään yksinomaan kyseisen tapahtuman järjestämiseen. Tietoja käsittelevät vain ne yhdistyksen vastuuhenkilöt ja sivuston ylläpitäjät, jotka tarvitsevat tietoja tapahtuman käytännön järjestelyihin. Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille. Tiedot poistetaan tai anonymisoidaan, kun niitä ei enää tarvita tapahtuman jälkikäsittelyyn, viimeistään 12 kuukauden kuluttua tapahtumasta. Tiedot voidaan anonymisoida myös rekisteröidyn pyynnön perusteella.

Jäsenmaksut ja muut WooCommerce-tilaukset

Verkkokaupassa (esimerkiksi vuosijäsenmaksu, ainaisjäsenmaksu, Tampere 2026 -osallistumismaksu) tallennamme:

• nimen ja yhteystiedot (sähköposti, puhelin, osoite)
• tilauksen sisällön ja tilan
• maksutapahtuman viitetiedot
• jäsenyyteen liittyvät tiedot

Tilauksen käsittelyyn tarvittavat yhteys- ja maksutiedot ovat pakollisia, jotta tilaus voidaan vastaanottaa, maksaa ja kirjata. Maksunkäsittelyn suorittaa Paytrail Oyj. Emme tallenna maksukortin tai pankkitilin tietoja omiin järjestelmiimme. Tilaustiedot säilytetään kirjanpitolain vaatima aika (6 vuotta tilikauden päättymisestä).

Jäsenmaksun yhteydessä kassalla pyydetään jäsenen nimi ja sähköpostiosoite. Perhejäsenmaksulla voi ilmoittaa useamman perheenjäsenen nimen ja sähköpostiosoitteen; lisärivien sähköpostit ovat vapaaehtoisia (esimerkiksi lapsille niitä ei tarvita). Näitä tietoja käytetään jäsenmaksun kohdistamiseen oikeille henkilöille ja jäsenrekisterin ylläpitoon. Tiedot tallennetaan tilauksen tietoihin ja säilytetään edellä kuvatun tilaustietojen säilytysajan mukaisesti.

Perhejäsenmaksulla annetut jäsenrivit tallennetaan lisäksi ostajan päätilin perhejäsenlistaan, jotta perhejäsenyys ja siihen kuuluvat sivuston jäsenedut voidaan yhdistää oikeisiin käyttäjätileihin. Lista sisältää jäsenen nimen, mahdollisen sähköpostiosoitteen, käyttäjätililinkityksen tilan ja tiedon lähdetilauksesta. Listaa säilytetään niin kauan kuin sitä tarvitaan jäsenyyden ja jäsenetujen hallintaan; virheellisen tai tarpeettoman perherivin korjaamista tai poistamista voi pyytää rekisterinpitäjältä.

Jos perhejäsenelle ilmoitetulla sähköpostiosoitteella ei vielä ole käyttäjätiliä, osoitteeseen lähetetään kertaluonteinen viesti, jossa kerrotaan, että osoite on annettu perhejäsenmaksun yhteydessä, ja ohjataan luomaan tili samalla osoitteella. Viestissä ei kerrota ostajan henkilöllisyyttä tai muita tilaustietoja. Ilman sähköpostiosoitetta tallennettu perherivi jää vain jäsenrekisteritiedoksi, eikä siitä lähetetä viestiä.

Uutiskirje

Jos tilaat yhdistyksen uutiskirjeen, tallennamme sähköpostiosoitteesi ja tilauksen aikaleiman AcyMailing-järjestelmään. Sähköpostiosoite on pakollinen uutiskirjeen lähettämistä varten. Voit milloin tahansa peruuttaa tilauksen jokaisen uutiskirjeen alalaidassa olevasta linkistä.

Jäsenviestintä

Aktiivisen, käyttäjätiliin kytketyn jäsenyyden sähköpostiosoite voidaan liittää AcyMailingissa erilliselle jäsenviestinnän listalle jäsenyyssuhteen hoitamista varten. Jäsenlistaa ei käytetä yleiseen markkinointiin eikä yleisen Rytkoset.net GDPR -uutiskirjeen tilausta muuteta. Tiliä odottavia jäsenyyksiä ja linkittämättömiä perherivejä ei siirretä jäsenviestinnän listalle.

Jäsenlistalta voi poistua viestin peruutuslinkillä tai pyytämällä ylläpitoa estämään lähetykset. Peruutusta tai globaalia estoa ei aktivoida uudelleen automaattisesti jäsenyyden uusiutuessa. Kun viimeinen aktiivinen oma tai peritty jäsenyys päättyy, jäsenlistakytkentä poistetaan. AcyMailingin tilaajatietue voidaan silti säilyttää, jos osoite kuuluu suostumuksella yleiseen uutiskirjelistaan tai peruutusmerkintää tarvitaan kiellon noudattamiseen. Peruutusmerkintää säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen kiellon noudattamiseksi tai kunnes rekisteröity pyytää tilaajatietueen poistamista eikä muuta säilytysperustetta ole.

Yhteydenotot sähköpostilla

Jos otat yhteyttä yhdistykseen sähköpostilla, viesti tallentuu sähköpostipalvelimellemme normaaliin tapaan. Viestit säilytetään niin kauan kuin asian käsittely vaatii.

Sukututkimusrekisteri

Sukututkimusta varten ylläpidetään erillistä sukututkimusrekisteriä. Sen rekisterinpitäjä, yhteyshenkilöt, käyttötarkoitus, tietosisältö, tietolähteet ja rekisteröidyn oikeudet kuvataan sivulla /sukuseura/rekisteriseloste/.

AI-tukichatti

Sivustolla on tekoälyavusteinen tukichatti, joka vastaa sukuseuraa ja sivuston käyttöä koskeviin kysymyksiin. Chattiin kirjoittamasi viestit lähetetään käsiteltäviksi palveluntarjoajalle Mistral AI SAS (Ranska), joka tuottaa vastaukset tekoälymallilla. Käsittely tapahtuu Euroopan unionin alueella.

Sivusto ei tallenna chat-keskusteluja: keskustelu säilyy vain selaimesi muistissa istunnon ajan ja katoaa, kun suljet sivun. Chatti ei käytä evästeitä. Väärinkäytön ja kulujen hallitsemiseksi sivusto käsittelee kävijän IP-osoitetta lyhytaikaisesti viestimäärän rajoittamiseksi; IP-osoitetta ei yhdistetä keskustelujen sisältöön eikä luovuteta Mistral AI:lle.

Sivuston ylläpitäjä näkee wp-adminissa ainoastaan koontitietoa chatin käytöstä: lähetettyjen viestien ja rate limit -osumien kokonaismäärät ja viimeisimmät ajankohdat sekä mahdollisen viimeisimmän tekoälypalvelun virheen ajankohdan ja tyypin. Näissä luvuissa ei ole mukana yksittäisiä keskusteluja, IP-osoitteita eikä viestien sisältöä, eivätkä ne siten ole henkilötietoa.

Älä kirjoita chattiin henkilötunnusta, salasanoja, maksukortin tietoja tai muita arkaluonteisia tietoja. Henkilökohtaisissa asioissa ota yhteyttä sähköpostitse: info@rytkoset.net.

Sisältöön upotettu media

Sivustolla voi olla YouTube-videoita. Teema näyttää videot YouTuben privacy-enhanced -upotuksina (youtube-nocookie.com), jotta katselutieto ei lataushetkellä vaikuttaisi YouTube-käyttökokemuksen personointiin. Kun katsot videon, YouTube ja Google voivat silti käsitellä tietoja omien käytäntöjensä mukaisesti.

Evästeet

Sivusto käyttää välttämättömiä evästeitä:

• WordPress asettaa kirjautumis- ja istuntoevästeitä kirjautuneille käyttäjille.
• WooCommerce asettaa ostoskorin ja istunnon toimintaan tarvittavat evästeet (esim. woocommerce_cart_hash, wp_woocommerce_session_*).
• YouTube-upotukset näytetään privacy-enhanced -tilassa (youtube-nocookie.com). Videoiden katsominen voi silti välittää tietoja YouTubelle.
• LiteSpeed Cache voi tallentaa sivuista välimuistikopioita, jotta sivusto latautuu nopeammin. Välimuistitiedostot ovat väliaikaisia, eivätkä ne ole tarkoitettu ulkopuolisten käyttöön.

Sivustolla ei käytetä analytiikka- tai markkinointievästeitä. Voit estää evästeet selaimesi asetuksista, mutta tällöin osa sivuston toiminnoista (esimerkiksi kirjautuminen ja verkkokauppa) voi lakata toimimasta.

Kenelle jaamme tietojasi

Emme myy emmekä luovuta henkilötietojasi ulkopuolisille tahoille markkinointitarkoituksiin. Käytämme seuraavia palveluntarjoajia tietojen käsittelyyn:

• Hosting: Domainhotelli (palvelinlokit, varmuuskopiot)
• Maksunvälitys: Paytrail Oyj (Suomi) — verkkokaupan maksujen käsittely
• Sähköposti / uutiskirje: AcyMailing (yhdistyksen oma palvelin)
• Upotettu media: YouTube / Google — videoiden katsomisen yhteydessä käsiteltävät tiedot
• Tekoälyavusteinen tukichatti: Mistral AI SAS (Ranska/EU) — chattiin kirjoitettujen viestien käsittely vastausten tuottamiseksi

Henkilötietoihin pääsevät yhdistyksen sisällä vain ne henkilöt, joilla on tehtävänsä perusteella tarve käsitellä tietoja, kuten sivuston ylläpitäjät, tapahtumien vastuuhenkilöt, verkkokaupan tilausten käsittelijät ja taloushallinnon vastuuhenkilöt.

Kuinka kauan säilytämme tietoja

• Käyttäjätilien tiedot säilytetään niin kauan kuin tilisi on aktiivinen. Voit pyytää tilisi poistamista milloin tahansa.
• Tapahtumailmoittautumisten tiedot poistetaan tai anonymisoidaan viimeistään 12 kuukauden kuluttua tapahtumasta.
• Verkkokaupan tilaustiedot säilytetään kirjanpitolain mukaisesti 6 vuotta tilikauden päättymisestä.
• Uutiskirjetilaajien tiedot säilytetään niin kauan kuin tilaus on voimassa.
• Jäsenviestinnän aktiivinen listakytkentä säilytetään vain aktiivisen jäsenyyden ajan; peruutusmerkintää voidaan säilyttää kiellon noudattamiseksi.

Mitä oikeuksia sinulla on tietoihisi

Sinulla on oikeus:

• saada tieto siitä, mitä henkilötietoja sinusta käsitellään
• pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista
• pyytää tietojesi poistamista, jos käsittelylle ei ole enää perustetta
• pyytää käsittelyn rajoittamista
• vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun
• saada sinua koskevat tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen, jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja siirto on teknisesti mahdollinen
• peruuttaa antamasi suostumus milloin tahansa, jos käsittely perustuu suostumukseen

Oikeuksien käyttäminen arvioidaan tapauskohtaisesti GDPR:n ja muun soveltuvan lainsäädännön mukaisesti. Kaikkia tietoja ei voida poistaa heti, jos esimerkiksi kirjanpito- tai muu lainsäädäntö velvoittaa säilyttämään ne.

Lähetä pyyntö osoitteeseen info@rytkoset.net.

Sinulla on myös oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi), jos katsot, että henkilötietojesi käsittely loukkaa tietosuojalainsäädäntöä.

Mihin lähetämme tietosi

Sivuston palvelin sijaitsee Suomessa. Paytrail Oyj käsittelee maksujen välittämiseksi tarvittavia tietoja. Tukichatin käsittelijä Mistral AI toimii EU-alueella.

Jos katsot sivustolle upotetun YouTube-videon, YouTube ja Google voivat käsitellä tietoja myös EU/ETA-alueen ulkopuolella omien tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Sivustolla ei tehdä automaattista päätöksentekoa tai profilointia, jolla olisi sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia.

Tietoturvasta

Käytämme HTTPS-yhteyttä koko sivustolla. Käyttäjätilien salasanat tallennetaan kryptografisesti tiivistettyinä. Palvelimet on suojattu palomuurilla ja pidetään ajan tasalla tietoturvapäivityksin.

Sivustolla käytetään LiteSpeed Cache -välimuistia suorituskyvyn parantamiseen. Jos LiteSpeed Cacheen liitetään myöhemmin QUIC.cloud-palveluja, tietosuojaselosteeseen lisätään erillinen maininta palvelun käytöstä.